D4U-EDMS

Employee Document Management System


Papierlos | Nachhaltig | Kostengünstig

Ganz Deutschland redet über Digitalisierung und Nachhaltigkeit im Umgang mit Ressourcen. Nutzen Sie jetzt die Möglichkeiten der papierlosen Entgeltbescheinigung und heben Ihren Abrechnungs-Workflow auf das nächste Level.


Monatlich drucken, kuvertieren und versenden Sie für alle Mitarbeiter Entgeltbescheinigungen.

Das ist nicht nur zeitaufwendig und teuer, sondern steht auch gegen den aktuellen Trend des papierlosen Büros.


Mit dem „Employee Document Management System“ von Dynamics 4U erhalten Sie eine einfach zu bedienende digitale Lösung, mit der Sie die Lohndokumente für alle Mitarbeiter mit nur einem Klick zustellen.

Kein Drucken | Kein Sortieren | Kein Frankieren

Ihre Mitarbeiter erhalten einen individuellen Zugang über das WorldWideWeb, der Ihnen End-to-End verschlüsselten Zugriff auf das Portal ermöglicht. Sie können sowohl über einen klassischen Browser als auch über eine für Smartphone optimierte Darstellung auf Ihre Unterlagen zugreifen.


Dort können Papierexemplare ggf. selber ausgedruckt oder auch als PDF heruntergeladen werden. Durch die Unabhängigkeit des Betriebssystems ist unsere Lösung auch für zukünftige Endgeräte gerüstet.


Basierend auf einem professionellen DMS System, welches in einem nach ISO 27001 zertifizierten Rechenzentrum in Deutschland betrieben wird, minimieren wir jedes Risiko von Datenverlust oder Diebstahl.

Haben wir Sie neugierig gemacht?

Das finden wir großartig! Lassen Sie sich gerne von uns beraten.

Lösungen so individuell
wie Sie selbst und wir


Personalkosten

Stellenplan

D4U Personalkostenhochrechnung

Zum Unternehmenserfolg gehören gute Personalkostenplanung und Controlling zu den wichtigsten Aufgaben der Personalverwaltung. 


Mit Hilfe der Personalkostenhochrechnung können aus Daten des Personalabrechnungsprogrammes sowie den aktuellen Stellendaten (Stellenplan) zuverlässig Kennzahlen für die zukünftige Entwicklung der Personalkosten ermittelt werden. Die Hochrechnung der Personalkosten beachtet dabei die individuelle Kostensituation jedes einzelnen Mitarbeiters.


Aufgrund eines definierbaren Basiszeitraums werden unter Berücksichtigung von Faktoren, wie Sonderzahlungen, Tarifanpassungen etc. Hochrechnungen für einen Berechnungszeitraum durchgeführt. Zu erwartende Belastungen für das Jahresbudget im Ergebnis liefern die Grundlage zu Entwicklung der optimalen Personalstrategie und Budgetermittlung.


Die Hochrechnungsergebnisse können gespeichert und für weitere Planungen und Auswertungen herangezogen werden. Zudem lassen sich die Kostenanpassungen für die jeweiligen Hochrechnungszeiträume, z. B. Beitragssätze, Bemessungsgrenzen, Arbeitnehmer, hinterlegen und für erneute Kostenplanungen verwenden.

Diverse Planungszenarien sind möglich.


Anhand verschiedener Hochrechnungsschemata, Stellenplanvarianten und Anpassungsschemata können Sie die unterschiedlichsten Personalzukunftskostenvarianten ermitteln lassen, bevor Sie sich für eine Variante entscheiden, die Sie für Ihr Budget verwenden. Wie an der obigen Abbildung gut zu erkennen, kann die Tiefe der Hochrechnung bis auf Lohnartenebene herunter gebrochen werden.

FIBU Budget


Dieses Budget lässt sich für das Budget des Gesamtunternehmens im Finanzbuchhaltungssystem zur Verfügung stellen. Für Auswertungen Im Auswertungsbereich steht Ihnen die Analyse der Hochrechnung auf Mitarbeiterebene zur Verfügung. Des Weiteren haben Sie die Möglichkeit einen Soll-/Ist-Vergleich zwischen der Hochrechnung und der tatsächlichen Abrechnung durchzuführen.

D4U Stellenplan

Microsoft Dynamics NAV | Stellenplan


Als zentrales Steuerungsinstrument im Personalmanagement beinhaltet der Stellenplan eine systematische Übersicht aller Stellen eines Unternehmens. Somit bietet der Stellenplan Transparenz und übersichtliche Kostenstrukturen im Stellenmanagement und ermöglicht dadurch eine zielgerichtete Personalplanung.

In MICROSOFT DYNAMICS NAV lassen sich Sollstellen qualitativ und quantitativ beschreiben, systematisch in der Organisationsstruktur einordnen, planen und im Verlauf des Geschäftsjahres bewirtschaften. Schwachstellen wie Über- oder Unterbesetzungen lassen sich auf den ersten Blick identifizieren, wodurch schnellstmöglich korrigierend eingewirkt werden kann.


Obige Abbildung zeigt den Stellenplan eines kleinen Unternehmens. Einzüge machen die Zuordnung der Stellen zu den Organisationseinheiten klar ersichtlich, Abweichungen von der optimalen Auslastung sind farblich gekennzeichnet.

Volle Integration innerhalb der Microsoft Dynamics Umgebung


Durch volle Integration innerhalb des Stellenmanagements, aber auch mit den Modulen Lohn und Gehalt lässt sich doppelte Datenhaltung vermeiden. So werden beispielweise Mitarbeiterdaten zentral gespeichert, um dann in den unterschiedlichen Modulen für einen bestimmten Zweck abgerufen zu werden. Im Stellenplan können Mitarbeiter einzelnen oder mehreren Stellen zu-gewiesen werden.

STELLE


Eine Stelle ist die kleinste organisatorische Einheit in der Aufbauorganisation. In MICROSOFT DYNAMICS NAV wird diese durch allgemeine Stammdaten, Gültigkeiten, Kommunikations-, Vollzeitäquivalents- und Verwaltungsmerkmale definiert.


  • Allgemein: Neben Stellennummer und -bezeichnung werden hier in erster Linie Stammdaten wie Anschrift und Telefonnummer hinterlegt.
  • Gültigkeiten: Hier erfolgen die organisatorische Zuordnung der Stelle zu einer Organisationseinheit sowie die Besetzung der Stelle mit Mitarbeitern im Zeitverlauf. Durch die Festlegung von Gültigkeiten werden mögliche Änderungen zum Stichtag sofort umgesetzt.
  • Kommunikation: Zur vereinfachten Verständigung zwischen den Stellen sind hier Kontaktdaten (Telefon, Fax, Email und Homepage) abgespeichert.
  • Vollzeitäquivalent: Der Grad der Auslastung der Stelle wird hier angezeigt, wodurch sich mögliche Über- und Unterbesetzungen unmittelbar identifizieren lassen.
  • Verwaltung: In diesem Fenster lassen sich die Dokumente zur Stellenbeschreibung und -ausschreibung mit der jeweiligen Stelle verknüpfen. Die Plankosten der Stelle, deren Gültigkeit, Zuordnung und Besetzung werden hier angezeigt.


Neben den genannten Einstellungsmöglichkeiten bietet das Menüband weitere Features zur De-finition einer Stelle. Durch die datumsabhängige Hinterlegung der Stellen mit Plankosten kann Kostentransparenz geschaffen werden. Darüber hinaus können den Stellen im Bewerberma-nagement und der Personalverwaltung definierte Skills (z.B. Qualifikationen, notwendige Belehrungen, Vollmachten, etc.) datumsabhängig zugeordnet werden. Nicht zuletzt Bemerkungen, zusätzliche Dokumente und das Management von Vakanzen sorgen für eine ganzheitliche Stel-lendefinition.

Organisationseinheiten


Als Element der Aufbauorganisation bilden Organisationseinheiten meist Unternehmensbereiche, Abteilungen oder einzelne Stellen ab. Mehrere Organisationseinheiten können hierarchisch verschachtelt werden (z.B. Buchhaltung: Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung).


Auch zur Defini-tion von Organisationseinheiten bietet MICROSOFT DYNAMICS NAV eine Vielzahl an Möglichkeiten, darunter beispielsweise allgemeine Daten oder die datumsabhängige Zuordnung zu anderen Organisationseinheiten. Das „Organisationseinheit Statistik“ Fenster enthält alle relevanten Informationen bezüglich Gültigkeit, der Anzahl zugeordneter Stellen oder der Gesamtauslastung der Organisationseinheit.


Nachfolgendes Beispiel zeigt das MICROSOFT DYNAMICS NAV Interface zur Definition bzw. Bearbeitung einer Stelle. Durch den einheitlichen Aufbau aller Eingabeoberflächen gewährleistet MICROSOFT DYNAMICS NAV einfache Usability.

Automatische Generierung von Organigrammen


Neben der tabellarischen Darstellung des Stellenplans in MICROSOFT DYNAMICS NAV oder EXCEL lässt sich die Organisationsstruktur auch als Organigramm abbilden.


Beliebig verschachtelte und parallele Strukturen können bequem nach MICROSOFT VISIO und ORGPLUS exportiert werden, wer-den dort aufbereitet und visualisiert. Organisationseinheiten, Stellen oder gar einzelne Mitarbeiter dienen je nach Verwendungszweck und Unternehmensgröße als Organigramm-Bausteine.


Nachfolgendes Organigramm bildet den obigen Stellenplan ab. Durch die Schnittstellen zu VISIO und ORGPLUS können übersichtliche und optisch ansprechende Schaubilder der Aufbauorganisation unverzüglich generiert werden, lästige Versuche Organigramme manuell zu erstellen entfallen.

Die Fakten Im Überblick:

Service für den Mitarbeiter | Zertifizierte Qualität & Sicherheit


Mehr Service für Ihre Mitarbeiter

Weltweite Verfügbarkeit

24/7 Zugriff auf Ihre Lohndokumente

E-Mailbenachrichtigung nach Bereitstellung

Sofortiger Zugriff auf die Dokumente nach Freigabe

Sicherheit der Daten


Rechenzentrum zertifiziert nach ISO 27001 

  • Zutrittskontrolle, Videoüberwachung und Objektschutz
  • Tägliche Datensicherung
  • Brandmelde- und Löschanlage
  • Unterbrechungsfreie Spannungsversorgung (USV)

Zwei redundante Standorte in Deutschland

  • Permanente Spiegelung
  • Automatisches Fail Over

Optionale Zwei-Faktor-Authentifizierung

Verschlüsselung des Datenverkehrs über SSL-Zertifikat

Ihr CI (Cooperate Identity)


Einbindung Ihres Firmenlogos sowie Anpassung des Farbdesign zu Ihrem Unternehmen